ニュージーランドの地方議会、天然資源に関する公文書の適切な利用に向けた管理システムを導入

　ニュージーランドの地方行政機関の1つであるワイカト地方議会（WRC）は、コンプライアンスの遵守および文書管理を目的に新たな文書管理システムを導入した。WRCが管理する天然資源に関する大量の公文書を、効率的に保持・利用・処分することを目指す。

　WRCは、水や土壌、大気、地熱など地域内の天然資源を管理するために、さまざま公文書を作成・保有している。プロジェクトの計画書や、環境影響に関する報告書、事業者との契約書、多数の技術書などだ。をいずれも公文書法に沿った適切な管理が求められる。

　新文書管理システムでは、保管している情報の検索性を高め、意思決定の迅速化を図る。情報を利用する職員や住民の体験も向上したという。職員は、モバイルデバイスからも情報を閲覧できる。遠隔地で働く職員の生産性向上を期待する。

　今回、文書共有システムも併せて導入した。セキュリティを確保したうえで、情報を直接、外部の関係者と共有する。ファイルの閲覧履歴や実行履歴を管理することで安全性を確保する。

　WRCが採用したのは、文書管理が「OpenText Content Suite Platform」、文書共有は「OpenText Core Share」（いずれもカナダ オープンテキスト製）である。Content Suite Platformに付属するモバイルアプリケーション「OpenText Content Server Mobile」も導入している。