マスターデータ管理で複数SaaSの“正しい情報”を1つにする【第6回】

マスターデータが“揃い続ける”仕組みが必要に

　本連載の第5回では、導入するSaaSが増えていく際の「つながり方の構造」について説明しました。情報の“揺れ”を解消するためには、そのつながりの中で情報を揃え続けることが重要になります。そのためには次の3つの流れを意識します。

Excelに入力された“正しいデータ”をマスターに反映させる

　MDMの推進にあたり業務部門にとって最も身近で、かつ最も大きな壁がExcelマスターです。営業部門の顧客リストや店舗ごとに独自の商品表、部署で使っている人員表などがExcelで管理され、正式なSaaSや基幹のマスターの情報とは異なる値を持つことで“正しい情報”が複数存在する状態が加速されます。

　そのためMDMでは、Excelも含めて「どの情報がマスターとして使われているのか」の棚卸し最初の一歩になります。棚卸し後に重要なのは、Excelを排除することではなく、Excelをデータの入り口として扱えるようにすることです。

　実務ではExcel上でのデータ更新が最も早く、現場の実態に最も近いことが多いでしょう。そのため、Excelから正式なマスターにデータを戻す仕組みを整えられれば、影のマスターが問題ではなく、むしろ“最新情報の供給源”として機能するようになります（図2）。

図2：現場の実態に最も近いデータが入力されるExcelから正式なマスターにデータを戻す仕組みを整えられれば、Excelは“最新情報の供給源”になる

　すなわちMDMの現実的な進め方としては、Excelをマスターにするのではなく、Excelに入力されたデータが正規のマスターに吸収される流れを作ることになります。最初からMDMを大規模に始める必要はありません。業務部門が実施できる実務的な第1歩は次の通りです。

ステップ1 ＝どこに何の情報があるかを棚卸しする：顧客や社員、商品の情報が、どのSaaSや基幹システム、Excelに存在するかを洗い出す

ステップ2 ＝「どれが正か」を決める：項目ごとに「この情報は、この部署／このシステムが正」と決める。

ステップ3 ＝情報の流れを書き出す：どこで変更が生まれ、どこに配られ、どこで整合が取れるべきかを図にする

　Excelの存在を棚卸し時に発見した場合は「このExcelは何の最新性を持っており、どこに戻すべきか」をセットで整理すれば、その後のMDM施策が非常に進め易くなります。

　必要なのは“揃い続ける”ための仕組みです。これをデータ連携で実現する方法があるため、必ずしもMDMツールを使わなくても構いません。ここまでデータを整理できれば、システム部門との会話は格段にスムーズになるでしょう。

　MDMは専門的な仕組みではありません。全社が同じ事実を見て業務に取り組めるようにするための“業務の整備活動”なのです。情報の揺れを理解し“正”を決め“揃い続ける”仕組みを作れれば、SaaSがいくつ増えても整合性を保てます。