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仕組みの“間に落ちている業務”は構造を整理する【第7回】
経費精算や勤怠管理、請求や支払いなど多くの業務は既にシステム化が図られています。一方で、ずっと人手で処理されている業務が残っていることも少なくありません。それらは既存の仕組みから“間に落ちた業務”です。そうした業務のシステム化は図れないのでしょうか。
多くの業務は既にシステム化が図られ、業務フローも申請から承認、処理までがスムーズに流れています。その一方で、同じ会社にもかかわらず、ずっと人手で処理されている業務が残っていることは珍しくありません。例えば、次のような業務です。
●収益の見込み計上
●賞与引当金や社会保険料の精算
●月次・四半期の調整仕訳
●複数システムをまたいだ数値の突合
こうした業務は“システム化が遅れている”業務ではありません。性質的に既存の仕組みの“間に落ちている業務”です。
既にシステム化が図られている業務には以下の共通点があります。
●ルールが明確
●入力と出力が決まっている
●単一のシステムで完結する
●例外が少ない
これに対し“間に落ちている業務”には次のような特徴があります。いずれも業務の構造上の問題です。
●複数のシステムをまたいでいる
●判断や補正が途中に入る
●発生頻度が低い（毎日ではない）
●最終責任を誰が持つかがあいまい
“間に落ちている業務”にもシステム化できる要素がある
多くの業務は次の3つに分解できます。
（1）データを集める
（2）データを加工・判断する
（3）データをどこかに登録・反映する
人手で処理されている業務を見てみると、これら3つの要素のうち（1）データを集めると（3）データをどこかに登録・反映するはシステム化できそうなのに、（2）データを加工・判断するという要素があるために全部を人が処理しているケースが多いのです。
本来なら（1）と（3）は仕組み化し、（2）だけを人手で処理すると分けられるはずです。にもかかわらず、全てをまとめて人が抱え込んでしまっているのです。
加えて（2）の「判断」に対して解像度を高めることも重要です。人が行っている判断には次の2つの種類があります。
「論理」に基づく判断 ：「AがBならCとする」といったルール化が可能な判断です。「判断」と呼ばれている作業のほとんどは、こちらであり、システムが得意とする領域です
「意思決定」に基づく判断 ：「今回のケースは特例として認める」「この投資対効果をどう評価するか」といった文脈や責任を伴う判断です。ここは人が“関与”しなければなりません
多くの現場では、この「論理」に基づく判断部分をシステム化できていないために、本来「意思決定」に集中すべき人が、単純な「ルールの照合」に時間を奪われているのです（図1）。
