会議のムダは会議室の中だけで起こっているのではない

　“日本の会議”の評判が悪いのは今に始まったことではない。結論がでない、大勢が参加する、席次が決まっている、紙の資料が配付される、時間どおり始まらないなどなど、課題山積だ。それら課題を誰もが認識し、変えなければと思いながらも、なかなか変わっていかないのが現状だ。

アジリティこそがビジネスの新しい“通貨”

　そんな現状に対し、シスコシステムズ 業務執行役員コラボレーションアーキテクチャ事業担当の石黒 圭祐 氏は、「デジタル化がこれほど進展している中で、ホワイトカラーの生産性に対する認識が未だに低いことは危機的状況だ。グローバル企業の会議は“決断の場”であり、参加者も、そこに意識を集中して望んでいる」と警鐘を鳴らす。

写真1：シスコシステムズ合同会社 業務執行役員 コラボレーションアーキテクチャ事業担当の石黒 圭祐 氏

　「仮に5分、10分の時間でも、参加者数と年間に開かれる会議の回数を積算すると膨大な時間になり、それだけの給与をムダに支払っていることになる。『アジリティ（俊敏性）こそがビジネスの新しい“通貨（価値）”である』ことを強烈に意識しなければ、これからの競争には勝てない」（石黒氏）からだ。

　とはいえ日本企業も、会議に伴う移動のムダなどを削減するために、ビデオ会議システムやWeb会議システムを導入してきた。ただ、専用の会議室に設置されたシステムは、専門の担当者が早くから準備を始めるものの、機器の操作に手間取り、予定の時間に会議を始められないといったケースも珍しくはない。

　重要な会議ほど“時間価値”が高い役員や部長などが参加しているのだから、その損失は高まるばかり。加えて、ビデオ会議開催を仕切れなかった担当者は委縮するばかりで、会議システムを運用するためのITリテラシー獲得からも遠ざかってしまう。ついには、鳴り物入りのビデオ会議システムも部屋の片隅で埃を被り、忘れ去られていく。

　この点について石黒氏は、「従来のシステムは、使い始めるまでにムダな作業を会議の参加者に要求する仕組みだった。相手も同一機種でなければつながらない、多数のケーブルを接続しなければならない、マニュアルを読まないと利用できないなど、会議のための手順が難解なためだ」と指摘する。

AI技術を活用しテクノロジーの存在を意識させない

　しかし、働き方改革に伴うテレワークやスマートフォンを使ったビデオ会議などへの期待も高まっている。ネットワークを介した会議におけるムダをどう排除すれば良いのだろうか。

　その解としてシスコは、ビデオ会議システムにAI（人工知能）の融合を図る。具体的には、「Cognitive Collaboration（コグニティブ・コラボレーション）」と呼ばれる考え方を、クラウドコミュニケーション基盤「Cisco Webex」に搭載していく。

　Cognitive Collaborationとは、「機械学習をはじめとするAI技術を使うことで利用者にテクノロジー（IT）の存在を意識させることなく、会議などのコミュニケーションに集中できる環境を自然に提供するための仕組み」（石黒氏）である。