ライセンス管理の仕組みを作る【条件3】

　ライセンス（使用許諾）とは、開発元や提供元がソフトウェアの使用・改変・再配布・販売などの可否や条件を定めたもの、あるいは、それらをまとめた文書を指し、著作権法によって保護されている。

　ライセンス方式には、条件2で示したもののほかに、「永久」「タイムベース」「ペイ・パー・ユース」「機能別」「トライアル」など様々な方式がある。ソフトウェアをサービスとして提供する場合は、それらに基づいたライセンス管理（ライセンシング）が必要になる。現在はインターネットを経由したリアルタイムなライセンシングが可能になっており、顧客ニーズに合わせて柔軟に管理できる。

アナログだった管理業務を効率化

　ライセンシングにおける重要ポイントの1つ目が、管理業務の統合だ。ソフトウェアのライセンス契約の締結後、エンドユーザーがソフトウェアを利用するデバイスの端末固有情報を取得し、ソフトウェアの提供元に送付する。ライセンス生成担当者は、送付された端末固有情報をもとにライセンスを生成し、ソフトウェア本体の出荷処理に伴ってライセンスを送付する。ライセンスを受け取ったエンドユーザーがアクティベーション（有効化）して初めてソフトウェアを利用できる。

　こうした一連のオペレーションをすべて手動で対応するとなると、かなりの手間とコストがかかる（図1）。

図1：手動でのライセンス管理は業務負荷が大きい

　例えば、ソフトウェアのオーダー数が増加するとライセンス生成担当者のミスが多くなり、アクティベーションができないエンドユーザーのサポートに手を取られることになる。サブスクリプションでの契約のはずが、永久ライセンスを送付してしまうなどの間違いも起こりやすい。

　エンドユーザーにすれば、正しいライセンスが手元に届くまで待つ必要がある。いつまでたってもソフトウェアを利用できないままフラストレーションが蓄積する要因になりかねない。

　大企業でもライセンスの発行履歴を表計算ソフトウェア「Excel」で管理しているケースは珍しくない。Excelを使って手作業で履歴を管理していては、実際に送付したライセンスとExcelに管理している情報が一致しているという保証が得られず、ライセンスの発行履歴としての正確なエビデンスにはならない。

　ソフトウェア本体やアップデートモジュールを配布する際に、CDやDVDといった物理的なメディアを使用する場合も問題だ。物理的なメディアをキッティングして配送するという運用コストが掛かるだけでなく、収益を認識するまでに時間がかかるというデメリットがあるからだ。

　エンドユーザーに対しても、アップデートの煩わしさを与える以外にも、どのメディアが最新かが分かりづらくなるうえに、メディアを管理する手間も与えてしまうことになる。ソフトウェアのアップデートを怠ってしまうことも考えられるため、常に最新の状態で利用しているという保証もなくなる。

　いずれの場合も、結果として顧客満足度は高まらず、ライセンス契約の更新率が下がるという悪循環に陥ることがある。運用効率を強化してコストを削減させるとともに、顧客満足度を高めるための仕組みを構築することが重要だ。

　具体的には、次のような流れをスムーズに実行できる仕組みを構築したい（図2）。

図2：ライセンス管理業務を自動化する仕組みが必要

　まずは、顧客とソフトウェアベンダーを仲介する「エンタイトルメントマネジメントシステム（EMS）」をクラウド上に設置する。EMSはライセンスの権利情報を蓄積することで、登録されたライセンス契約をベースにエンドユーザにライセンスキーを即座に届けることを可能にする。

　EMSは、受注情報を登録するERP（統合基幹業務シスエム）との連携を図る。これにより、営業担当者が受注したライセンス契約情報をERPに登録すると、その情報がEMSに自動的に登録され、エンドユーザーにライセンスキーを即座に届けられるようになる。

　ERPとEMSが連携することで、受注したライセンス契約の内容と、届けるべきライセンスデータの相違がなくなり、正確なライセンスの提供が可能になる。オーダーを受けてからライセンスを届けるまでの期間が短縮できれば、収益認識までの期間も短縮されるため会計上も有利になるだろう。

　EMSはライセンスを届けるだけでなく、ソフトウェアの本体情報に、エンドユーザーに割り当てたライセンスの権利情報をひも付けて管理する。これによりエンドユーザーは、ライセンスキーを受け取った後に最新のソフトウェアをダウンロードできるようになる。