電子契約のメリット／デメリットを理解し適用業務を選ぶ【ポイント3】

メリット1：コスト削減

　紙の契約書を郵送でやり取りする場合、紙や封筒などの事務用品費と郵送代などがかかるほか、契約書を保管するためのコストも発生します。そして、紙の契約書の場合は、契約金額に応じた印紙を添付する必要があります。

　これに対し電子契約では、事務用品費や郵送代に加え、印紙代が丸々カットできます。1つひとつは、それほど大きな金額ではありませんが、年間でみると数千万円単位のコスト削減になるケースが少なくありません。

メリット2：業務効率化

　紙の契約書で申請する場合、承認者が書類を受け取り、次の人に回すという物理的な作業が必要です。出張や休暇、在宅勤務などで、しばらく出社しない人がいる場合は、そこで承認申請が止まってしまうことになります。オンラインで決裁できれば、場所を問わず承認できますし、スキマ時間での確認も可能です。

　さらに、電子化により契約後の検索が可能になることが挙げられます。契約書を確認したいと思った時に、該当文書をすぐに見つけられるので、契約後の業務効率にもつながります。

メリット3：コンプライアンスの強化

　電子的に、いつ、誰が契約書を作成したのか、閲覧したのか、承認したのか、などのログが記録されることから、何かあったときに承認の経緯をすぐに辿れます。

デメリット1：取引先に合わせて紙と併用しなければならない

　電子契約を導入しても、契約相手の都合で、どうしても紙の契約書でないと契約ができないという場合があります。その場合は紙と併用することになります。一部が電子、一部は紙という二重運用がどうしても避けられません。

デメリット2：訴訟になった場合の追加対応

　契約に関して、もし訴訟になった場合、裁判所に契約書類を印刷して提出するという追加対応が求められます。さらに、裁判官が電子契約について知らない場合は、契約として成立するための本人性の確認や、改ざんの有無の検証方法、承認申請の流れなどの説明を求められることがあります。

デメリット3：社員が取引先にやり方を説明する必要がある

　新しい契約方法として周知のためのコストがかかります。ただ、それも導入当初のことであり、取引先への説明もマニュアルなどを用意しておけば、それほど大きな手間にはなりません。紙の契約書のやり取りでも、押印箇所に付箋をつけたり、記入ミスや記入漏れがあれば書類を再送したりすることを思えば、それほど大きな手間ではないでしょう。