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- デジタルで変わる組織―離れていても強いチームを作る
タスクに紐づくコミュニケーションで会社のミッションに貢献できる組織を作る〔PR〕
本当のチームワークを生み出すワークマネジメントの神髄と実践
仕事やタスクに紐づいたコミュニケーションが重要に
なぜコミュニケーションの増加を仕事の成果につなげられないのか。田村氏は、その背景として「コミュニケーションツールが仕事やタスクに紐づいていない」という点を挙げる。
例えばチャットツールは、人やチームに紐づいており、仕事／タスク単位でのステータス把握が難しい。あるプロジェクトでタスクA、タスクB、タスクCという作業の進捗管理を、チャットツール上で試みると、タスクごとに該当する会話を拾い上げなければならない。そのため「タスクAについて、誰が何をしているか」を即座に把握することが難しくなる。
「人とのチャットを目的に作られたチャットツールは、タスク管理には向いていません。ツールは、その成り立ちによって、用途の向き不向きが異なります。仕事やタスクを取り扱う場合は、それに適したツールを選ぶことがポイントです。仕事やタスクに紐づくコミュニケーションツールが『ワークマネジメントツール』です」(田村氏)
ワークマネジメントツールでは、メンバーが進めている作業や関連する情報をタスク単位で表示する。チャット画面から自分が担当しているタスクや関連するファイルを探す必要がなく、ひと目で各タスクの進捗が把握できる（図2）。
「ワークマネジメントツールでは、自分に関係のないコミュニケーションメッセージが表示されなくなるため、集中して仕事に取り組めます。全体をオーガナイズすることで、仕事の中に『報連相』を組み込んで効率よく仕事をこなせるようにもなれば、組織全体や部門の目標、個人の仕事の全体像も見えるというプラスアルファの効果も得られます」（田村氏）
ワークマネジメントにより「自走できるチーム」の実現が可能に
ワークマネジメントツールは、「プロジェクトマネジメントツール」とも異なる特徴を持つ。プロジェクトマネジメントツールの多くは、項目や内容を管理者が定義し、チームメンバーは決められた通りにタスクを実行する“受け身”のスタイルになる。これに対し、ワークマネジメントツールでは、項目や内容をメンバー全員が自由に追加・変更できるため“能動的”に仕事に関われる。
「チームメンバーは、『もっとこうしたい』とか『表示方法を変えたい』といった要望が出せるため、主体的に工夫して仕事を組み立てられるようになります。管理者にすれば、チームのパフォーマンスやモチベーションを高めることで『自走できるチーム』を作りやすくなります」(田村氏)
データの取り扱いにも違いがある。プロジェクトマネジメントツールでは、プロジェクト単位にファイルを「ツリー構造」で管理する形式が多く、複数の部署にまたがったプロジェクトの場合、ファイルをコピーしたりアクセス権限を振り直したりと管理が複雑になるという課題がある。対してワークマネジメントツールは、データを複数の担当者が共有できるように「グラフ構造（アメーバ構造）」で管理するため、ファイル管理の煩わしさを解消できる（図3）。
こうした特徴を持つワークマネジメントツールの機能をクラウドサービスとして展開するのが「Asana（アサナ）」だ。数人のチームにおけるタスク管理から、大規模なメンバーで構成されるプロジェクトやプロセスの管理ツールとしても利用できる。ポートフォリオ機能を用いれば、複数のプロジェクトをまたいだ管理も可能だ（図4）。
「2020年から強化しているのは、組織のミッションや目標に対し、それぞれのタスクがどう結びついているのかを管理する機能です。個人が担うタスクから、企業のミッションまで全体のワークマネジメントを可能にします」(田村氏)