- Column
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ビデオ会議で不透明さ増す現状把握を複数のツール導入で解消へ
リモートワーク環境におけるメタウォーターの業務の可視化、標準化
工程管理の課題がテレワークでより顕在化
ツールの増強で課題1、課題2は解消できたものの、課題3と課題4は状況が異なっている。「テレワーク以前から課題だと感じられていたものが、テレワークを導入することで、さらに顕在化してきた」（秋永氏）のだ。主に工程管理に関する課題である（図1）。
課題3の作業実績の報告・管理のための作業負担の増加では、報告内容の整理や確認が報告する側、報告を受ける側ともに負担になっていた。特に複数案件を管理するプロジェクトマネジャー（PM）に負担がかかり、本来の業務に影響が出たり、工程表の修正が後回しになり情報共有が遅れたりというリスクが生じていた。
課題4の業務の不透明性が増加とは、情報共有量の不足に伴って担当者の業務負荷を把握できなくなってきたことを指す。「テレワークにより情報共有の場が減り、担当者の負荷を調整できず、品質やスケジュールに影響するリスクが高まっていました」と秋永氏は当時を振り返る。
例えば、工程・タスクを確認するためのツールが、Excelやホワイトボードなど案件ごとに変わり複雑化していた。その修正もPMに委ねられており、サーバーなどに保存した工程表が最新状況に変わるまでに時間がかかっていた。
管理内容も全体スケジュールのみで個人のタスクレベルでは把握が困難だった。秋永氏は、「従来の手法を改善し、業務の可視化と作業の負荷分散を推進する必要がありました」と話す。
スモールスタートで工程管理ツールを導入
そこでメタウォーターが、作業実績管理の効率化と情報共有を進めるために導入したのが、プロジェクト管理ツールの「Wrike」（米Wrike製）である。選定ポイントとして秋永氏は、（1）直感的に操作できること、（2）Googleとの連携性、（3）「コラボレーター招待機能」による社外連携、（4）2段階認証に対応したセキュリティの4点を挙げる。
導入に向けては、「全社一斉導入では企画倒れになる可能性を懸念」（秋永氏）し、段階を踏んで展開していった（図2）。「仮想案件での検証から始め、機能や利用方法の理解、グループやプロジェクトの部分的利用、スモールスタートでのPoC（概念検証）の実施と実績を作ってきました」（同）。
実際に検証に参加したメンバーの間では大変好評だったという。「レポート機能により担当者ごとの作業時間やタスク量が見える化できる」「ベテランと新人などの別に作業時間を入力し分けて管理できるため、記録としても再利用でき、以後の新規案件でも作業時間が予測しやすい」などである。
特に評価が高かったのが、「簡便に修正でき、履歴がすぐに呼び出せること」（秋永氏）だ。変更箇所を保存するスナップショット機能により、変更前後の工程を容易に比較できる。保存し忘れた場合でもプロジェクトの履歴から比較したい日程を選択して表示できる。
さらに「工程表が複製でき、テンプレートして活用できること」「全体の工程と個人の工程が１つのファイル内で管理できること」なども大く評価された（秋永氏）という。