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- デジタルで変わる組織―離れていても強いチームを作る
リモート環境における“不便さ”“不透明さ”をプロジェクト管理ツールで解消する〔PR〕
ニューノーマルにおいて多様な働き方を支援するワークマネジメントプラットフォーム
テレワークの効果を向上する7つの環境整備
こうした不安や懸念を解消し、テレワークの効果を高める環境とはどのようなものだろうか。打ち合わせなどの社内業務、顧客との打ち合わせといった社外業務、そして社外研修など、その他の業務をテレワークに置き換えるには、次の7つの環境整備が必要になると泉谷氏は指摘する。
（1）対面の打ち合わせを減らすために、メンバーが必要とする情報をオンライン上に集約する
（2）Web会議ツールやチャットツールを使用してチーム内のコミュニケーション量を維持する
（3）社内のアクセスにVPN（仮想私設網）を導入する
（4）自宅からのインターネット接続環境を確認する
（5）オフィスでの業務と同じような頻度で休息をとる
（6）ウェビナーなどのオンラインイベントを活用する
（7）コラボレーションを促進するクラウドベースのツール導入を検討する
IT関連調査会社の米ガートナーは『テレワークの本格化に向けて注意すべきポイント』において、テレワーク実施段階を6つに分けている。外勤者など特定の職種に限られる「レベル0」から、顧客やパートナー企業を含めた外部とのコラボレーションが可能な「レベル5」までだ。泉谷氏は、「レベル0からレベル２までは、前述したテレワークに対する不便さ・不透明さは解消できない。『自宅から同僚と協業ができる』レベル3以上を実施する必要がある」とする。
その際、Wrikeがカバーできるのが（1）と（7）の環境だ。チャットや承認・稟議、社内外のコラボレーションの機能を提供できる。これらにより、次の３つの効果が得られるとする。
効果１：業務の変化、状況をリアルタイムで把握
効果２：業務情報を集約し、目的に応じたアウトプットを作成 （対象者に合ったアウトプットを作成し、情報を共有）
効果３：利用中のツールとの併用が可能 （既存ツールを併用し、抜け漏れなく業務を進める）
幹部への報告会議への適用で2000万円のコスト削減事例も
Wrikeの活用事例として泉谷氏は、自社活用を含め3社の事例を紹介した。
活用事例1：Wrike Japan
グローバルで約1100人の社員のうち99.9%がリモートワークを継続し、業務はすべてWrikeで完結させている。Web会議ツール、電子署名ツール、チャットツールなどは他社のクラウドサービスを組み合わせている。生産性は落ちていないという。
Wrike Japanでは、飲食・雑談しながら各人が描いたイラストを共有するオンラインイベント「ペイントパーティ」を実施した（図3）。「リモート環境でこれまでと同じようなコミュニケーションを実現するには、業務外での情報共有やコミュニケーションを図ることも重要だと認識している」と泉谷氏は話す。
活用事例2：NECネッツエスアイ
通信系インテグレーターのNECネッツエスアイは2019年、分散型ワークの開始をきっかけにテレワーク環境を導入し、「各人が自律的に成長し、互いに助け合い、刺激し合える仕組み・仕掛けを構築している」（泉谷氏）。
2019年10月にコーポレート部門が、同年12月にエンジニアリング部門がWrikeをそれぞれ導入。プロジェクト管理・タスク管理に加え、テレワークにおけるマネジメントやワークフロー管理、その他業務効率化ツールとして活用している。今後は社内の各部門に拡大していく予定だ。
例えば「幹部報告」では、Wrikeにより進捗が一覧でき、チャットツールの併用でスマートフォンからも状況が把握できるようになった（図4）。信号機のアイコンで問題の有無が一目でわかる工夫もしている。以前は、多段階に渡る報告会議や担当者へのヒアリングが必要で、幹部の意思決定に時間もコストもかかっていた。Wrikeにより、「報告回数は4分の1程度にまで減り、約2000万円のコスト削減に成功した」（泉谷氏）という。
問い合わせの受付にも活用している。メールや電話による社内の問い合わせ1万8000件のすべてをWrikeに集約管理している。担当者を探して転送したり、内容を転記して履歴確認まで追うなどの作業負荷や抜け漏れがなくなったうえに、データを自動で蓄積できるようにもなった。
活用事例3：メタウォーター
水環境分野の大手総合エンジニアリング会社であるメタウォーターは、ITを使った働き方の見直しを推進している。コロナ禍でリモートワークが増え、テレワークの課題が顕在化する前から効率的なプロジェクト管理にWrikeを導入した。効率をより高めるための検討・実践を現在も継続しているという（別掲記事参照）。